У «U-LEAD з Європою» провели інформаційну сесію, присвячену принципам розбудови внутрішніх комунікацій в органах місцевого самоврядування. З громадами працювали експертки ГО «Інтерньюз-Україна» – Діана Іщенко, Діана Ігнатенко та Мілена Комар.
«Сьогоднішній захід напрацьовано на основі нашого минулорічного досвіду в рамках навчальної ініціативи з розробки комунікаційних планів. У громадах є великий запит на налагодження якісної внутрішньої комунікації для ефективного виконання певних завдань. Детально вивчивши це питання, ми зрозуміли, що є велика потреба в систематизації комунікаційних процесів між певними відділами та працівниками органів місцевого самоврядування. Саме тому й проводиться захід з подібної тематики, щоб його учасники отримали інструментарій та знання, які допоможуть напрацювати якісну внутрішню комунікацію», — зазначила керівниця робочої групи U-LEAD із комунікації та керівниця Регіонального офісу у Львівській області Галина Хрущак.
Креативна директорка ГО «Інтерньюз-Україна» Діана Іщенко наголосила, що внутрішня комунікація — це процес взаємодії та спілкування всередині команди, ефективність якої можна підвищити, якщо вміти користуватися необхідними інструментами.
Вона розповіла учасникам заходу про базові принципи внутрішніх комунікацій та пояснила їхню роль у загальній системі управління органів місцевого самоврядування:
«Фундаментом розбудови внутрішніх комунікацій є місія організації. Місія — це чітко виражена причина існування організації, яка визначає очікуваний вплив на суспільство. Фактично кожна організація має місію, задля якої вона працює, включно з ОМС чи громадським сектором».
Фахівчиня наголосила на основних відмінностях між місією та метою діяльності організації, зазначивши, що мета є більш конкретною, обмеженою у часі та вимірюваною. Учасників ознайомили з міжнародним досвідом створення місій органів місцевого самоврядування.
Експертка презентувала результати досліджень, які показують, що ефективні внутрішні комунікації можуть збільшити продуктивність команди на 20-25%:
«Якщо в організаціях налагоджена система внутрішньої комунікації, то вони у 3,5 рази підвищують свої шанси на успіх та ефективну роботу. Якісно налагоджена комунікація напряму впливає на те, яких результатів ми досягнемо спільно, працюючи в команді».
Діана Іщенко розповіла про відмінності між групою та командою, наголосивши, що група — це зібрання людей, які координують свою роботу, а команда — це група людей, об'єднаних спільною метою.
За її словами, система внутрішньої комунікації складається з багатьох складових. Наприклад, наради з керівництвом, обмін даними між відділами, електронні листи від колег, неформальне спілкування чи особисте спілкування з колегами. Вона детально розповіла про основи ділового етикету онлайн-листуванння та структуру електронних листів.
Експертка з комунікацій «Інтерньюз-Україна» Мілена Комар поділилася інформацією про сервіси для продуктивної командної взаємодії.
За її словами, під час вибору сервісу для комунікації слід звертати увагу на рівень його безпеки та захисту даних, особливо це стосується теперішніх умов, коли спостерігаються часті кібератаки на державні чи інші сервіси.
Фахівцям з громад презентували основні таск-менеджери, які допоможуть чітко спланувати роботу певних відділів та визначити відповідальних осіб.
Окремо розглянули блок використання для внутрішньої комунікації команди різних інформаційних ресурсів та проаналізували популярні месенджери на рівень їх безпечності для внутрішньої комунікації, якщо оцінювати рівень цифрової безпеки.
У кінці заходу експертки разом з учасниками обговорили інструменти моніторингу та оцінки комунікаційної діяльності.
