Громади досить часто припускаються помилок, готуючи документи для архівного зберігання. Труднощі виникають через незнання кодів класифікаторів, невірно сформовану номенклатуру справ, неналежний документообіг тощо.
Аби донести до фахівців громад інформацію про зміни у законодавстві, що регламентують процеси ведення діловодства та архівної справи, роз’яснити основні принципи та особливості формування номенклатури справ спільно з фахівцями державного архіву Миколаївської області U-LEAD провели на базі місцевого регіонального офісу інформаційну сесію, у якій взяли участь понад 80 слухачів із більш ніж 40 громад області.
“Засвідчені неправильно, не так як того вимагає Типова інструкція з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затверджених постановою Кабінету Міністрів від 17 січня 2018 р. № 55 або незасвідчені копії документів є недопустимими доказами фактичних обставин справи та підставою для судового скасування (постанова Верховного Суду від 08.05.2019 у справі №160/7887/18)”, - розповіла Наталія Баланюк, радниця з питань децентралізації та місцевого самоврядування регіонального офісу “U-LEAD з Європою” у Миколаївській області.
Експертка нагадала, що у квітні 2022 року були внесені зміни до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, а тому відповідні служби повинні були привести у відповідність до цього наказу свої інструкції з діловодства. Дана інструкція регламентує єдиний порядок роботи з документами в установі, форму бланку документів, документаційне забезпечення на основі використання сучасної техніки, технології автоматизованої роботи з документами.
На початку заходу керівниця Державного Архіву Миколаївської області Наталя Колесник розповіла про зміну мережі та структури місцевих державних архівних установ у зв’язку зі змінами в адміністративному устрої районів. Спікерами інформаційної сесії виступили начальник відділу формування НАФ та діловодства Державного Архіву Миколаївської області Ганна Хозяшева та головні спеціалісти відділу Зоряна Іванова і Вікторія Замкіна.
Під час розмови спеціалісти держархіву відповіли на питання та запропонували можливі алгоритми дій діловодів та архівістів на місцях. Вони зазначили, що у своїй діяльності орган місцевого самоврядування продукує значні обсяги різноманітних документів. Це можуть бути рішення сесій, організаційно-розпорядчі документи, документи з кадрових питань, протоколи, листи тощо. І для їхньої структуризації формується номенклатура справ.
Номенклатура справ — це обов’язковий для кожної юридичної особи систематизований перелік назв справ, що формуються в діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ, тому упорядкування зберігання документів розпочинається зі складання номенклатури справ.
Органи місцевого самоврядування та їхні виконавчі органи розробляють номенклатуру щороку — до 15 листопада поточного року на наступний рік. Вона вводиться в дію з 1 січня наступного року. Номенклатура справ полегшує передачу документів до архіву. У разі невідповідності архів може не прийняти документи на зберігання та повернути на доопрацювання.
Також спікери нагадали про повноваження та організацію роботи експертної комісії, яка є постійно діючим органом установи. Її завданнями є організація та проведення експертизи цінності документів, що утворилися в діловодстві установи, розгляд питань про долучення до архівних документів, спростування недостовірних відомостей про особу, що містяться в таких документах тощо.